Als je een eigen winkel hebt, weet je als geen ander dat het runnen van een succesvolle zaak niet alleen draait om het goed helpen van klanten. Leveringen uitpakken, inkopen, je etalage inrichten, de administratie, je marketing: het is genoeg om je dagelijks meer dan 24 uur bezig te houden. Tussen al dat wat moet gebeuren is het niet zo moeilijk om het overzicht kwijt te raken. In deze blogpost deel ik daarom 7 praktische tips om jou te helpen de chaos in je hoofd (of je winkel) om te zetten in rust.
Een winkeleigenaar schreef me onlangs over een vreemde vraag die haar werd gesteld. Wat die vraag was?
‘Maar wat doe je dan de hele dag, als er geen klanten in je winkel zijn?’
Tja, als je zo’n vraag krijgt als winkeleigenaar dan krab je jezelf wel even op je achterhoofd. Want naast klanten helpen zijn er nog 101 dingen die op de winkelvloer moeten gebeuren. Je to-dolijst voor de dag is menigmaal tien keer zo lang als wat je daadwerkelijk in een dag voor elkaar krijgt – en dan mag je nog van geluk spreken als er niet een onverwachtse situatie voorbijkomt (zoals een zieke medewerker, een boze klant of een lekkage) die extra aandacht vraagt.
Herkenbaar?
Als winkeleigenaar met zo’n ellenlange lijst van wat er nog moet gebeuren, ligt stress al snel op de loer. En ook voor mij, als ondernemer en moeder van drie jonge kinderen, klinkt een ellenlange to-dolijst en veel te weinig tijd om die taken te doen, bekend in de oren. (Probeer maar eens je werk te doen terwijl de ouderapp van school blijft pingen met verzoeken van de juf en je opeens nog maar een uur de tijd hebt om een schoenendoos voor het knutseluur van morgen te regelen.)
Door de jaren heen heb ik een paar favoriete hacks ontdekt die mijn gevoel van stress en chaos flink verminderen. Tips die ik met regelmaat deel met mijn klanten en die hen ook helpen om meer structuur in hun werkzaamheden als winkeleigenaar te creëren.
Benieuwd welke tips dat zijn? Scrol snel verder.
Tip #1: Start met opruimen
Een opgeruimde werkplek zorgt voor een opgeruimd hoofd. Rust in je hoofd wordt een onmogelijke opgave wanneer je overal waar je kijkt rondslingerende papieren, stapels met werk en niet-afgemaakte taakjes ziet liggen. Begin daarom met het opruimen van je werkplek. Je magazijn. Je winkelvloer. En je huis. Al die plekken waar je vaak komt en waar de stress je al tegemoet straalt zodra je over de drempel stapt. Dat kost misschien de eerste keer wat meer tijd, maar houd je daarna de grootste rommelplekken wekelijks bij? Dan zorg je in een paar minuten per week voor een opgeruimd hoofd en genoeg ruimte om alle uitdagingen van die week tegemoet te treden.
Tip #2: Schrijf alles op
Heb je al eens uitgerekend hoe veel tijd je per week kwijt bent met denken: ‘Oh ja, ik moet ook nog … doen’? Ik denk dat je ervan schrikt hoeveel tijd (en denkwerk) het je kost. Vooral omdat het vaak een terugkerende gedachte is. Gemiddeld bedenk je waarschijnlijk wel tien keer dat je taak X nog moet doen voordat je ‘m ook daadwerkelijk uitvoert. En iedere keer neemt het bedenken dat je die taak niet mag vergeten ruimte in je hoofd in. Leer jezelf aan om direct wanneer je bedenkt wat je nog moet doen, je deze taak opschrijft. Zo kan je deze taak loslaten in je hoofd en maak je ruimte vrij in je hersenpan voor rust en het ontstaan van nieuwe, creatieve ideeën.
Waar je al die to do’s opschrijft? In de Kooplust Jaarplanner bijvoorbeeld. In deze agenda, die speciaal voor winkeleigenaren is gemaakt, vind je iedere week ruimte om al je to do’s op te schrijven. Zo haal je die taken uit je hoofd en verzamel je ze bij elkaar op de plek waar jij je planning voor de komende dagen en weken maakt.
Tip #3: Zet afleidingen uit
Ik denk nog weleens met afgrijzen terug aan de dagen waarop mijn smartphone de hele dag door piepte en oplichtte: van e-mailmeldingen tot berichten op Facebook, een stroom aan groeps-Whatsappjes, notificaties van de ouderapp van de opvang en school van mijn kinderen… Constant was er wel een afleiding op het scherm van die smartphone. En dat helpt je niet om je te focussen op de taak die je wil afkrijgen.
Mijn oplossing? Afleidingen uitzetten.
Dat betekent dat wanneer ik op mijn computer werk, mijn e-mailprogramma alleen geopend wordt wanneer ik e-mail wil lezen of beantwoorden. Geen melding van een nieuwe e-mail dus wanneer ik me wil focussen op een andere taak. Ook op mijn smartphone wordt nieuwe e-mail alleen binnengehaald wanneer ik er zelf voor kies om de e-mailapp te openen.
Een gepland meldingenoverzicht op je telefoon is wat mij betreft de beste uitvinding ooit. Via dat meldingenoverzicht op je telefoon kies je zelf hoe vaak en wanneer je berichten op je toegangsscherm ontvangt van bepaalde apps. Dus niet meer de gehele dag door meldingen van berichten die je hebt ontvangen op Instagram, maar alleen nog maar om 9 uur ’s ochtends en 5 uur ’s middags. Jij stelt het in zoals je wil – je kan dus uitzonderingen maken voor apps waarvan je wel direct een melding wil ontvangen en je kiest zelf hoe vaak en hoe laat je een meldingenoverzicht ontvangt.
Hoe jij het ook precies aanpakt voor jezelf: afleidingen uitzetten is naar mijn idee een must. Van een meldingenoverzicht op je smartphone tot een socialmedia-blocker in je browser (zodat je niet stiekem naar Instagram kan gaan terwijl je de administratie voor je winkel bijwerkt) of een aparte werk- en privételefoon… Kies de tools die voor jou werken, maar zorg er hoe dan ook voor dat je gefocust kan werken óf totaal kan ontspannen.
Tip #4: Stel prioriteiten en zet deze als eerste in je agenda
Hoewel het ontzettend fijn kan voelen om in een uurtje tijd vijf taken van je to-dolijst af te vinken, moet je eerste zorg niet liggen bij het afkrijgen van zoveel mogelijk taken, maar bij het afronden van de júíste taken. Als je jezelf ooit weleens hoort denken: ‘ik wil nu eens AAN mijn winkel werken in plaats van er IN’ – dan is het tijd om betere prioriteiten te stellen. De taken die zorgen voor de groei van je winkel zouden namelijk de taken moeten zijn die als eerste in je agenda komen te staan. (En die je niet zou moeten laten wijken voor iets anders.)
Om dat voor elkaar te krijgen, is het allereerst belangrijk om kraakhelder te krijgen waar je prioriteiten liggen. Tuurlijk, er zijn honderd-en-een ideeën die jouw winkel een stap verder kunnen brengen. Maar waar het om gaat is dat je een selectie maakt van een of twee ideeën met de meeste potentie. En ja: het kiezen van de juiste ideeën kan lastig zijn. In de Kooplust Jaarplanner helpen we je daarmee. Met onder andere een vragenlijst waarmee je de huidige situatie van je winkel analyseert, een uitleg over hoe je groei voor je winkel realiseert en een maandelijkse videoles met praktische tips voor omzetgroei, helpen we jou de beste ideeën te selecteren die jou de winkel van je dromen oplevert.
Heb je je prioriteiten bepaald? Vergeet hiervoor dan niet tijd te maken in je agenda. Het helpt je niet om te wachten tot er ergens een uurtje tijd overblijft om aan je prioriteiten te werken. Plan je prioriteiten EERST. Kijk iedere maand naar wat er op je to-dolijst moet komen om je prioriteiten werkelijkheid te maken en blokkeer hier wekelijks minimaal twee uur voor in je agenda.
Tip #5: Groepeer taken
Stiekem zijn er heel wat taken die je met regelmaat uitvoert. Het schrijven van nieuwsbrieven bijvoorbeeld. Het maken van foto’s voor je socialmedia-kanalen. Bestellingen plaatsen voor producten.
Waar het kan, groepeer je die taken het liefst. Dat wil zeggen dat je bijvoorbeeld niet op zowel dinsdag, donderdag als zaterdag twee foto’s maakt voor je socialmedia-posts, maar op dinsdag in één keer zes foto’s maakt – zodat je klaar bent voor de hele week.
Wanneer je taken groepeert, werk je efficiënter en hoef je minder vaak van taak te wisselen. Neem zoiets als foto’s maken voor je socialmedia-berichten. Doe je dat drie keer per week, dan betekent dat drie keer per week je telefoon erbij pakken, de juiste camerahoek en lichtinval zoeken, foto’s bewerken, enzovoorts. Dat klinkt allemaal als kleine taakjes, maar tel het bij elkaar op en dat één keer per week doen in plaats van drie keer per week scheelt je stiekem heel wat tijd.
Het groeperen van taken lukt waarschijnlijk niet altijd. Sommige taken lenen zich er niet voor (en sommige foto’s voor je socialmedia-kanaal zijn echt alleen op die ene dag te maken). Maar al vind je slechts enkele taken die je kan groeperen, dan heb je al heel wat gewonnen. En niet alleen in tijd: want vooruitwerken en taken afgerond hebben voor een langere periode, brengt veel meer rust in je hoofd dan telkens opnieuw aan de slag gaan.
Tip #6: Plan je dag niet vol
Je hebt weleens van die dagen dat je om half 9 ’s ochtends op je to-dolijst kijkt en al moe wordt van de dag die voor je ligt. Als dat met regelmaat voorkomt, is het tijd voor een wijziging in je strategie. Want het is een recept voor stress.
Onthoud: plan je dagen niet te vol. Focus je op de drie belangrijkste taken van die dag en probeer die af te ronden. Is er tijd voor meer? Fijn. En zo niet, dan komen die andere taken wel een andere keer. Het lijkt misschien op het eerste gezicht dat je op die manier minder gedaan krijgt, maar het tegenovergestelde is waar. Door duidelijk te maken voor jezelf waar je prioriteiten die dag liggen, focus je op het afkrijgen van de allerbelangrijkste zaken. De taken die jouw winkel helpen groeien.
Kan je wel wat hulp daarbij gebruiken? In de Kooplust Jaarplanner noteer je iedere dag je drie belangrijkste prioriteiten van de dag. Zo herinner je jezelf eraan wat die dag echt gedaan moet worden, en wat bijzaken zijn. Geloof me: door dat consistent en iedere dag te doen, groei je in een maand tijd meer dan wat je anders in een jaar tijd zou realiseren.
Tip #7: Neem pauze
En de laatste tip voor meer rust en structuur: neem pauze. Je hebt tijd nodig om op te laden, om even niet met je werk bezig te zijn. Na die pauze kan je weer met een frisse blik aan de slag en gaat die taak die tijdens je pauze is blijven liggen opeens stukken sneller. En tja, als je alleen op je winkelvloer staat kan pauze nemen soms een uitdaging zijn (want net als je aan die kop koffie wil beginnen, staat er gegarandeerd een klant op de winkelvloer). Als een pauze tussen 10 uur en 18 uur niet lukt, neem die rust dan wanneer de winkel gesloten is. Van een ontspannende wandeling naar huis na het sluiten van je winkel, tot een relaxed bad in de avonduurtjes of een sportsessie voordat je winkel opengaat: er is altijd een moment in de dag te vinden om je gedachten te verzetten en rust te nemen. Plan ook dát in je agenda, want het is onmisbaar om de rest van je dag op een ontspannen manier te laten verlopen.
De Kooplust Jaarplanner: een alles-in-1-agenda voor winkeliers
Klaar om deze 7 tips in de praktijk te brengen? Persoonlijk vind ik niets zo fijn als een papieren agenda om prioriteiten, alle to do’s en taken, pauzes en afspraken in te noteren. Een mooie planner voor op je bureau, waarin je alles rondom je planning bijhoudt.
Om winkeleigenaren daarmee te helpen, heeft Kooplust een Jaarplanner ontworpen. En deze agenda is niet zomaar een agenda; het is een complete gids die jou helpt om jouw winkel op koers te houden en je te ondersteunen bij het behalen van jouw doelen.
In de Jaarplanner vind je onder andere een plek om de belangrijkste cijfers van je winkel bij te houden (plus tips voor hoe je dit aanpakt), een maandelijkse checklijst van welke taken je die maand niet mag vergeten uit te voeren voor je winkel, tips voor het indelen van je tijd, je marketing en je verkoop, een maandelijks evaluatieformulier om de successen en verbeterpunten van je winkel te analyseren… en nog veel meer. Wil je een kijkje nemen naar hoe de Kooplust Jaarplanner eruitziet? Klik dan hier.